Pengantar Project Management Body of Knowledge

Tujuan dari PMBOK® Guide

PMBOK® Guide merupakan Project Management Body of Knowledge yang dikenal secara umum (generally recognized) sebagai pengetahuan yang baik (good practice). Terminologi “dikenal secara umum” berarti pengetahuan dan praktek yang dijelaskan bisa diaplikasikan pada sebagian besar proyek dan ada konsensus mengenai nilai dan kemanfaatannya. “Pengetahuan yang baik” bermakna ada kesepakatan umum yang menyatakan bahwasanya penggunaan dari pengetahuan, skill, tool, teknik bisa meningkatkan kesempatan untuk sukses dalam banyak proyek.

PMBOK® Guide ini juga menyediakan sebuah kamus umum untuk profesi manajemen proyek untuk menggunakan dan mengaplikasikan konsep manajemen proyek. PMI Lexicon of Project Management Terms menyediakan kamus profesional yang bisa digunakan secara konsisten untuk proyek, program, manajer portfolio ataupun para pemangku kepentingan.

Pengertian Proyek

Proyek merupakan sebuah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan suatu produk, jasa ataupun hasil yang unik. Sifat sementara dari proyek berarti suatu proyek memiliki awal waktu dan akhir waktu yang pasti. Akhir dari proyek telah dicapai jika tujuan dari proyek telah didapatkan atau ketika proyek tersebut dihentikan disebabkan tujuan tidak bisa atau tidak akan pernah dicapai, atau juga ketika tak ada lagi kebutuhan dengan adanya proyek tersebut. Sebuah proyek juga bisa dihentikan jika klien (customer, sponsor atau pemenang lelang) berkeinginan untuk mengehentikan proyek tersebut.

Setiap proyek menciptakan produk, jasa ataupun hasil yang unik. Hasil dari proyek bisa berbentuk nyata maupun tidak. Walaupun ada elemen yang sama terus dihadirkan dalam suatu proyek yang sedang dikerjakan, perulangan elemen yang sama tersebut tak akan mengubah pengertian dasar dari proyek tersebut, yaitu karakteristik unik dari pekerjaan proyek. Contoh bangunan kantor bisa dikonstruksi dengan material yang sama oleh tim yang berbeda. Setiap proyek bangunan tetap disebut unik jika lokasi, perancangan, situasi, pemangku kepentingan dan faktor lainnya berbeda.

Sebuah proyek juga bisa melibatkan satu orang individu saja atau banyak individu, satu unit organisasi ataupun banyak unit dari satu organisasi, dan juga banyak organisasi.

Sebuah proyek bisa menciptakan:

  • Sebuah produk yang merupakan sebuah komponen dari suatu item, sebuah peningkatan dari suatu item, ataupun akhir dari item itu sendiri.
  • Suatu jasa ataupun kemampuan untuk memberikan jasa (contoh fungsi bisnis yang mendukung produksi atau distribusi)
  • Peningkatan terhadap produk ataupun jasa yang sudah ada (contoh proyek Sig Sigma untuk mengurangi cacat suatu produksi)
  • Suatu hasil tertentu, seperti dokumen (contoh proyek penelitian dalam rangka mengembangkan pengetahuan yang bisa digunakan untuk mencari tren atau proses baru dalam rangka memberikan keuntungan kepada masyarakat).

Contoh dari proyek antara lain:

  • Pengembangan suatu produk, jasa ataupun hasil baru.
  • Melakukan perubahan terhadap struktur, proses, susunan kepegawaian, ataupun gaya dari suatu organisasi.
  • Pengembangan ataupun menerima sistem informasi yang baru ataupun yang telah dimodifikasi.
  • Melakukan suatu penelitian atau riset
  • Melakukan konstruksi bangunan, industri, ataupun infrastruktur
  • Pengimplementasian, peningkatan proses bisnis dan prosedur yang telah ada.

Hubungan antara Portfolio, Program dan Proyek

Hubungan antara portfolio, program dan proyek adalah sebuah portfolio merupakan kumpulan dari proyek, program, subportfolio dan operasi yang diatur untuk mencapai tujuan strategis. Program merupakan suatu kelompok dalam sebuah portfolio dan terdiri atas subprogram, proyek ataupun pekerjaan lain yang diatur dalam sebuah koordinasi yang didukung oleh suatu portfolio. Walaupun proyek-proyek ataupun program-program dalam suatu portfolio tidak terkait secara langsung antara satu dengan yang lain, hal itu semua tetap dihubungkan dalam perencenaan strategis.

Pada gambar 1-1 di bawah diilustrasikan, strategi dan prioritas organisasional dihubungkan dan memiliki keterkaitan antara portfolio dengan program, dan antara program dengan proyek individual. Perencanaan organisasional yang berdampak pada proyek yang menggunakan skala prioritas proyek yang mengacu kepada resiko, pendanaan ataupun pertimbangan lainnya yang relevan dengan perencanaan strategis organisasi.

Gambar 1 Interaksi antara Portfolio, Program dan Manajemen Proyek

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah penggunaan pengetahuan, skill, tool, dan teknik untuk melakukan aktivitas proyek dalam rangka memenuhi kebutuhan proyek (project requirement). Manajemen proyek dilaksanakan dengan meggunakan dan mengintegrasikan 47 proses manajemen proyek yang kemudian dikelompokkan menjadi 5 kelompok proses, yaitu:

  • Inisiasi
  • Perencanaan
  • Eksekusi
  • Monitoring dan pengendalian
  • Penutupan

Dalam melakukan manajemen proyek, hal-hal yang dilakukan antara lain:

  • Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan yang diperlukan
  • Mengarahkan berbagai keinginan, perhatian, dan harapan dari para pemnagku kepentingan yang melakukan perencanaan dan pelaksanaan proyek
  • Me-manage para pemangku kepentingan untuk melakukan meeting membahas kebutuhan proyek dan menciptakan proyek yang sesuai dengan yang diharapkan.
  • Menyeimbangkan batasan-batasan dalam proyek, seperti:
    • Cakupan
    • Kualitas
    • Penjadwalan
    • Dana
    • Sumber daya
    • Resiko

Dalam hubungan antara faktor-faktor tersebut, jika ada satu faktor berubah, maka minimal ada satu faktor lain yang akan terpengaruh.Contoh, jika jadwal dipadatkan, maka dana harus ditingkatkan untuk menambah sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang singkat. Jika dana mustahil untuk ditambahkan maka cakupan ataupun kualitas yang telah ditargetkan sebelumnya bisa saja berkurang .

Berkaitan dengan adanya potensi terjadinya perubahan, pengembangan perencanaaan manajemen proyek merupakan proses iteratif (berulang-ulang) dan secara progresif dielaborasikan melalui siklus hidup proyek. Elaborasi yang progresif bisa membuat tim manajemen proyek bisa menentukan pekerjaan dan me-manage pekerjaan tersebut menuju level detail yang lebih tinggi sesuai dengan proyek yang telah dikembangkan.

Hubungan antara Manajemen Portfolio, Manajemen Program, Manajemen Proyek dan Manajemen Proyek Organisasional

Untuk memahami portfolio, program dan manajemen proyek, kita harus mengetahui persamaan dan perbedaan antara masing-masing disiplin ini. Hal ini juga akan membantu memahami bagaimana disiplin-disiplin tersebut berhubungan dengan manajemen proyek organisasional (organizational project manajement, OPM). OPM merupakan sebuah framework eksekusi strategi dengan memanfaatkan proyek, program, dan manajemen portfolio, juga pengetahuan yang berkaitan dengan organisasi dalam rangka menghasilkan strategi organisasional dengan performansi, hasi yang lebih baik, serta manfaat kompetitif yang bisa bertahan lama.

Portfolio, program dan manajemen proyek harus disesuaikan atau diarahkan oleh strategi organisasional. Portfolio, program dan manajemen proyek berbeda dalam memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan strategis. Manajemen portfolio bersesuaian dengan strategis organisasional dengan cara memilih program atau proyek yang benar, memprioritaskan pekerjaan dan menyediakan sumber daya yang diinginkan, sedangkan manajemen program melakukan harmonisasi terhadap proyek dan komponen program dan melakukan pengendalian terhadap interdependensi untuk merealisasikan keuntungan yang diinginkan. Manajemen proyek membangun dan mengimplementasikan perenacanaan untuk mencapai cakupan spesifik yang telah ditentukan oleh tujuan program atau portfolio yang juga telah diarahkan menuju strategi organisasional. OPM memberikan kapabilitas organisasional dengan cara menghubungkan proyek, program dan prinsip manajemen portfolio dan pengetahuan dengan elemen-elemen enabler dalam organisasi (seperti struktural, kultural, teknologi, dan pengetahuan sumber daya manusia) untuk mendukung tujuan strategis.

Tabel di bawah menunjukkan perbandingan antara proyek. Program. Portfolio dilihat berdasarkan dimensi-dimensi masing-masing dalam organisasi.

Proyek Manajemen Organisasional

Proyek

Program

Portfolio

Cakupan Proyek memiliki tujuan yang telah didefinisikan. Cakupan dielaborasi secara progresif melalui siklus hidup proyek. Program memiliki cakupan yang lebih besar dan menyediakan keuntungan yang lebih signifikan Portfolio memiliki sebuah cakupan organisasional yang bisa berubah sesuai dengan tujuan strategis organisasi
Perubahan Manajemen proyek menginginkan perubahan dan mengimplementasikan proses untuk membuat perubahan tetap bisa di-manage dan dikendalikan Manajer program menginginkan perubahan baik di dalam maupun di luar program dan telah dipersiapkan untuk me-manage-nya. Manajer portfolio secara berkelanjuta melakukan monitoring terhadap perubahan lebih luas di dalam maupun di luar lingkungan organisasi.
Perencanaan Manajer proyek secara progresif mengelaborasi informasi tingkat tinggi menjadi perencanaan yang detail melakui siklus hidup proyek. Manajer program mengembangkan keseluruhan perencanaan program dan membuat perencanaan tingkat tinggi untuk memberikan pedoman mengenai perenacaan yang telah didetailkan pada tingkatan komponen Manajer Portfolio membuat dan mempertahankan proses dan komunikasi yang yanng diperlukan, dan berkaitan dengan portfolio yang telah dikumpulkan
Manajemen Manajer proyek me-manage tim proyek agar bisa mencapai tujuan proyek Manajer program me-manage staff program dan manajer proyek, menyediakan pandangan dan kepemimpinan secara keseluruhan. Manajer portfolio me-manage dan mengkoordinasikan staff manajemen portfolio, atau staff program atau staff proyek yang telah melaporkan pertanggungjawaban kepada portfolio yang telah dikumpukan
Kesuksesan Kesuksesan diukur berdasarkan kualitas, ketepatan waktu, pemenuhan anggaran, dan derajat kepuasan customer terhadap produk dan proyek. Kesuksesan diukur berdasarkan bagaimana program bisa memberikan kepuasan terhadap keinginan dan keuntungan terhadap yang telah diusahakan. Kesukesan diukur berdasarkan terminologi performansi investasi dan realisasi keuntungan dari portfolio.
Monitoring Manajer proyek melakukan monitoring dan pengendalian terhadap kinerja pembuatan produk, jasa ataupun hasil yang telah dilakukan dalam proyek. Manajer program melakukan monitoring terhadap progres komponen program guna menjamin tujuan, penjadwalan, anggaran, dan keuntungan secara keseluruhan yang diinginkan oleh program. Manajer portfolio melakukan monitoring perubahan dan alokasi sumber daya strategis, hasil performansi dan resiko dari portfolio.

Manajemen Program

Program merupakan sekelompok proyek, subprogram dan aktivitas program yang saling berhubungan satu dengan yang lain, yang di-manage oleh suatu cara yang terkoordinasi untuk memperoleh keuntungan yang tak akan didapat jika hal tersebut di-manage secara individual. Program terdiri atas elemen-elemen kerja yang berhubungan satu dengan yang lain, yang berada di luar cakupan proyek itu sendiri dalam suatu program. Sebuah proyek bisa merupakan bagian dari sebuah program maupun tidak, tetapi sebuah program pasti memiliki proyek.

Manajemen program adalah pemanfaatan pengetahuan, skill, tool dan teknik dalam sebuah program dalam rangka mencapai kebutuhan program yang diinginkan dan untuk mendapatkan keuntungan dan kendali yang tak bisa diperoleh dari me-manage proyek secara individual.

Manajemen program fokus pada interdependensi dan membantu menentukan pendekatan yang optimal untuk me-manage. Aksi yang berhubungan dengan interdependensi antara lain:

  • Menyelesaikan masalah keterbatasan sumber daya dan/atau konflik-konflik yang bisa berdampak pada banyak proyek dalam program
  • Mengatur arah strategis/organisasional yang bisa berdampak pada proyek dan tujuan program
  • Menyelesaikan masalah isu dan perubahan manajemen dalm struktur tata kelola bersama.

Contoh sebuah program adalah sebuah sistem satelit komunikasi baru dengan proyek perancangan dan konstruksi satelit dan stasiunnya, integrasi sistem dan peluncuran satelit.

Manajemen Portfolio

Portfolio merupakan proyek, program, subportfolio dan operasi yang di-manage dalam satu kelompok untuk mencapai tujuan strategis.Proyek atau program dari portfolio bisa berhubungan secara interdependen ataupun tidak. Contohnya adalah, perusahaan infrastruktur memiliki tujuan strategis: “memaksimalkan pendapatan dari investasi” bisa membuat sebuah portfolio yang terdiri atas gabungan proyek minyak dan gas, air, daya, jalan raya, rel kereta api dan bandara. Dari gabungan ini, perusahaan mungkin memilih untuk me-manage proyek yang berhubungan satu dengan yang lain sebagai sebuah program. Semua proyek yang berkaitan dengan air mungkin dikelompokkan sebagai program air. Dan semua proyek daya mungkin dikelompokkan sebagai program daya. Dengan demikian, program air dan program daya menjadi komponen integral dari portfolio enterprise dari perusahaan infrastruktur.

Manajemen Portfolio bisa terkait dengan manajemen terpusat dari satu ataupun banyak portfolio untuk mencapai tujuan strategis. Manajemen portfolio fokus menjamin program dan proyek yang telah dipettimbangkan untuk memprioritaskan alokasi sumber daya dan manajemen portfolio telah konsisten dan sesuai dengan strategi organisasional.

Proyek dan Perencanaan Strategis

Proyek terkadang dimanfaatkan sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan dalam perencanaan strategis organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Proyek juga telah dipertimbangkan sebagai hasil dari satu ataupun banyak pertimbangan strategis seperti:

  • Tuntutan dari pasar
  • Kebutuhan bisnis atau peluang strategis
  • Kebutuhan sosial
  • Pertimbangan lingkungan
  • Permintaan konsumen
  • Kemanjuan teknologi
  • Kebutuhan hukum/undang-undang

Project Management Office

Project management office (PMO) adalah struktur manajemen yang melakukan standarisasi terhadap proses tata kelola yang berkaitan dengan proyek dan melakukan fasilitasi pembagian sumber daya, metodologi, tool dan teknik. Ada beberapa jenis struktur PMO dalam organisasi, masing-masing bervariasi sesuai dengan derajat pengendalian dan pengaruh yang mereka miliki dalam proyek di dalam organisasi seperti:

  • Supportive, supportive PMO menyediakan peran konsultatif bagi proyek dengan cara menyediakan template, pengetahuan terbaik, training, akses informasi dan pelajaran dari proyek lainnya. Jenis PMO ini menyediakan sebuah repositori proyek.
  • Controlling, PMO ini menyediakan dukungan dan pemenuhan kebutuhan melalui berbagai macam alat. Pemenuhan kebutuhan tersebut bisa dengan mengadopsi framework manajemen proyek ataupun meodologi, dengan menggunakan template yang spesifik, form dan tool, ataupun kepatuhan terhadap tata kelola.
  • Directive, PMO ini mengambil kendali terhadap proyek dengan cara me-manage proyek secara langsung. .

PMO melakukan integrasi data dan informasi dari proyek strategis perusahaan dan mengevaluasi seberapa tinggi tingkatan tujuan strategis yang telah terpenuhi.

Fungsi utama dari PMO adalah memberikan dukungan kepada manajer proyek dengan melakukan:

  • Me-manage sumber daya yang digunakan bersama oleh semua proyek yang diadministrasi oleh PMO
  • Identifikasi dan pengembangan metodologi manajemen proyek, pengetahuan terbaik dan standar
  • Memberikan pelatihan, mentoring, training dan pengawasan
  • Membangun dan me-manage kebijakan, prosedur, template dan dokumentasi proyek lainnya
  • Mengkoordinasikan komunikasi antar proyek.

Hubungan antara Manajemen proyek, manajemen operasi dan strategi organisasional

Operasi dan Proyek Manajemen

Proyek bisa saling beririsan dengan operasi dalam beberapa poin selama siklus hidup produk seperti:

  • pada setiap fase closeout
  • Ketika mengembangkan produk baru, melakukan upgrading terhadap produk, atau memperluas output
  • Ketika melakukan improvisasi operasi atau proses pengembangangan produk
  • Hingga akhir sikus hidup produk

Manajemen Operasi

Manajemen operasi merupakan area manajemen yang terkait dengan proses produksi barang dan jasa yang sedang berjalan. Termasuk juga menjamin operasi bisnis berlanjut secara efisien dengan menggunakan sumber daya yang dibutuhkan secara optimal dan memenuhi permintaan customer. Manajemen operasi memperhatikan proses manajemen yang mengubah input (material, komponen, energi dan buruh) menjadi output (produk, barang, dan/atau jasa).

Stakeholder Operasional dalam Manajemen Proyek

Kebutuhan akan stakeholder yang melaksanakan dan memimpin bisnis merupakan pertimbangan yang penting dalam proyek yang akan mempengaruhi usaha dan kerja di masa mendatang. Stakeholder operasional harus dimanfaatkan dan keinginan mereka perlu diidentifikasikan sebagai bagian dari register stakeholder dan pengaruh mereka (baik atau buruk) harus dimasukkan ke dalam bagian perencanaan manajemen resiko.

Organisasi dan Manajemen Proyek

Aktivitas manajemen proyek harus disesuaikan dengan top-level business direction dan jika ada perubahan, makan tujuan proyek juga harus disesuaikan.

Project-Based Organization

Project-based organizations (PBO) merupakan bentuk organisasi yang membuat sistem sementara untuk menjalankan kinerja. PBO bisa membuat berbagai macam organisasi (seperti fungsional, matriks ataupun projectized. Pemanfaatan PBO mungkin akan mengurangi hierarki dan birokrasi dalam organisasi sebagai bagian dari kesuksesan kerja yang telah diukur berdasarkan hasil akhir bukan berdasarkan posisi maupun politik.

Keterkaitan antara Manajemen Proyek dan Tata Kelola Organisasional

Kriteria tata kelola organisasional bisa menentukan batasan dalam proyek. Karena kesuksesan proyek ditentukan oleh seberapa baik produk atau jasa yang dihasilkan dalam mendukung tata kelola organisasi. Hal tersebut penting bagi manajer proyek untuk memiliki pemahaman mengenai kebijakan dan prosedur tata kelola organisasional yang berkaitan dengan substansi dari produk ataupun jasa.

Hubungan antara Manajemen Proyek dan Strategi Organisasional

Strategi organisasional harus menyediakan pedoman dan arahan mengenai manajemen proyek, khususnya ketika ada yang menyadari bahwasanya suatu proyek itu ada dalam rangka untuk mendukung strayefi organisasional.

Business Value

Businss value merupakan sebuah konsep yang unik bagi tiap organisasi. Businss value didefiniskan sebagai value keseluruhan dari bisnis, keseluruhan total dari semua elemen yang nyata maupun tidak nyata. Contoh elemen yang nyata adalah aset keuangan, perlengkapan kantor, dll. Contoh elemen yang tidak nyata seperti keinginan yang baik, penerimaan brand, manfaat bagi publik dan trademark.

Value bisa diciptakan melalui manajemen operasi yang sedang berjalan secara efektif. Melalui pemanfaatan efektif dari portfolio, program dan manajemen proyek, organisasi akan memperngaruhi kemampuan untuk merekrut pekerja yang terpercaya, menjalankan proses agar sesuai dengan tujuan strategis dan memperoleh value bisnis yang lebih besar dari hasil investasi proyek.

Peran Manajer Proyek

Manajer proyek merupakan orang yang ditunjuk oleh organisasi untuk memimpin sebuah tim yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek. Peran manajer proyek dibedakan menjadi manajer fungsinal dan operasi. Manajer fungsional fokus pada penyediaan pandangan manajemen bagi unit fungsional maupun bisnis, dan manajer operasi bertanggung jawab menjamin operasi bisnis berjalan secara efisien. Manajer proyek juga berkolaborasi dengan peran-peran lainnya, seperti analis bisnis, manajer quality assurance dan lain-lain.

Tanggung jawab dan Kompetensi Manajer Proyek

Secara umum, manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk memberikan kepuasan terhadap keinginan: tugas, tim dan individual. Memahami dan menggunakan pengetahuan, tool dan teknik tidak cukup bagi manajemen proyek yang efektif Ada beberapa area keahlian dan kecakapan spesifik yang diperlukan dalam proyek, manajemen proyek yang efektif membutuhkan pengaruh dari manajer proyek yang memiliki kompetensi:

  • Knowledge – berkaitan dengan hal-hal apa saja yang diketahui oleh manajer proyek mengenai manajemen proyek
  • Performance – berkaitan dengan hal-hal apa saja yang bisa dilakukan dan diselesaikan oleh manajer proyek ketika mengaplikasikan pengetahuan mengenai manajemen proyek.
  • Personal – berkaitan dengan bagaimana manajer proyek bekerja ketika melaksanakan suatu proyek ataupun akitivitas terkait lainnya.

Skill Interpersonal Manager Proyek

Manajer proyek harus menyelesaikan pekerjaan bersama tim proyek dan stakeholder lainnya. Manajer proyek yang efektif membutuhkan skill etis, interpersonal dan konseptual untuk membantunya dalam menganalisis situasi dan dalam bergaul secara tepat. Skill intepersonal yang dibutuhkan antara lain:

  • Kepemimpinan
  • Membangun tim
  • Motivasi
  • Komunikasi
  • Mempengaruhi
  • Pengambilan keputusan
  • Kesadaran politik dan budaya
  • Negoisasi
  • Kepercayaan
  • Manajemen konflik
  • Memberikan pelatihan

Sumber: PMBOK® Guide

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s